Quizás muchos han escuchado esta famosa frase de Peter Drucker (entre otros autores), la que establece un principio muy simple pero a la vez super poderoso: todo proceso o ejecución, para que sea eficiente, debe ser medido. Los famosos "KPIs de la operación", los que juegan un papel fundamental en los análisis de desempeño de procesos y la gestión de datos.
Lo nuevo en luuk
Con este principio en mente, nos embarcamos en la tarea de desarrollar un sistema de medición de objetivos dentro de luuk y que tuviera nuestra insignia, que fuera autogestionable, personalizable y simple.
Por esto es que con mucho orgullo y sin más preambulos presentamos:
CHECKPOINTS
A partir de hoy, todos los formularios o checklist creados en la plataforma van a contener checkpoints dentro de ellos. Por defecto, siempre se creará un inicio y un final, pero tendrás la posibilidad de sumarle checkpoints a cualquier paso dentro del formulario y escoger el nombre más indicado para ese punto.
¿Para qué sirven los checkpoints en luuk?
Básicamente es un sistema que hemos inventado para que puedas tener la libertad de poder medir tus procesos (KPIs personalizables) y saber la duración de estos mismos, para que despues puedas tener la posibilidad de gestionar estos datos como tu quieras.
¿Cómo puedo agregar checkpoints en mis formularios?
En el menú de acciones podrás encontrar ahora la acción "checkpoint" la cual se encuentra al principio del listado. Al presionarla, esta se agregará como lo hace cualquier otra acción en luuk.
Desde ese punto lo único que debes hacer es darle un nombre (el que quieras) y disponerla en el punto donde quieres que se registre ese checkpoint.
¡Puedes agregar todos los checkpoints que tu quieras!
Existen algunos checkpoints que se agregan por defecto y podrás ver sus mediciones de manera automática en tus formularios, estos son:
- Inicio y Final del formulario
- Solicitando aprobacion
- Registro de Aprobación / Rechazo
- Solicitando Archivo
- Archivo recibido
NUEVA COLUMNA EN ANALISIS DE RESPUESTAS
Dentro de cada checklist o formulario en luuk se podrá visualizar los checkpoint com una columna mas dentro de la tabla de respuestas.
Como se muestra en el ejemplo anterior, ahora tenemos la columna "duración" y la columna "checkpoint". La primera nos indica cuanto ha sido el tiempo que ha transcurrido desde que se comenzo la respuesta y se finalizó (duración total), mientras que la segunda nos muestra en tiempo real todos los últimos checkpoints que se han registrado.
Debajo del checkpoint registrado podemos encontrar un botón que dice "ver historial". Este nos muestra todos los checkpoint que se han ido completando durante ese hilo de respuestas y sus duraciones entre checkpoint y checkpoint.
Como podrán imaginar este es un ejemplo básico de análisis de checkpoint, en un ejemplo que simplemente contiene los checkpoints: Inició y Finalizó.
Si tienes formularios más complejos, que contienen por ejemplo: solicitud de aprobaciones o archivos, la vista del historial seria algo mas o menos asi:
Y claro, esto podría aumentar hasta muchos puntos más. Todo está en tus manos y que puntos dentro del formulario son los que quieres medir
FILTROS MAS ESPECIFICOS DENTRO DEL ANALISIS DE RESPUESTAS
Claro que esto no es todo y para hacerles la gestión aún mas sencilla y fácil, desarrollamos un sistema de filtros que contienen diferentes estados, duraciones y momentos de los checkpoints, para poder ir a visualizar solo los procesos en los que tu quieres realizar gestión
Algunos de estos filtros te permitirán visualizar por ej:
Estado de las respuestas
Duración desde (puedes filtrar por horas, minutos y días): el último checkpoint y cuanto duró el último checkpoint registrado.
Además de los otros filtros que ya tenemos como: fechas, grupos y usuarios.
ANALISIS GLOBAL DE CHECKPOINTS
Hemos creado una nueva pestaña en el adminisrador web de luuk llamada: Análisis de checkpoint. En ella puedes visualizar todas las duraciones que se han registrado de los checkpoints de todos tus formularios y poder hacer gestión con estos datos.
Aqui podemos ver: cantidad de checkpoints completados, duración de los mismos y tener distintos puntos de referencia por ej: en relación al inicio del checkpoint
Lo mejor de todo es que además podemos filtrar estos datos, para que nos muestren por ej: duración específica de ciertos checkpoint, para saber por ejemplo: cuantos checkpoints se han registrado en más de X horas y muchos datos por el estilo.
Estamos muy expectantes al uso que le van a entregar a esta nueva funcionalidad y estamos pendientes a cualquier duda que puedan tener con respecto a los checkpoints. Como saben, estamos disponibles en nuestros canales de atención.
“La única cosa que sabemos sobre el futuro es que será diferente”. (Peter Drucker)
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